CONSULTAS

Concepto de consultas en Access (R).

Las consultas son objetos de la base de datos (que aparecerán en el panel de exploración de objetos de Access) que permiten seleccionar un conjunto de registros (de una o varias tablas) con los que poder trabajar en un momento determinado. Una consulta es un filtro sofisticado.

Las consultas permiten:

• Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.
• Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).
• Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.
• Ordenar a capricho y representar de distintos modos los registros seleccionados.
• Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla.
• Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,...).

Las consultas pueden ser de varios tipos:

• Consultas de selección: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Estas consultas permiten seleccionar datos de varias tablas a la vez (pero deberán estar relacionadas).
• Consultas de acción: Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automático: Añadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas con ciertos datos de otra,...

Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tienes idea de lo que estás tratando de encontrar y cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla puede ser muy simple, pero a medida que pasa el tiempo  podrás construir consultas más complejas por lo que tendrás que planificar la esta con anticipación.

¿Cómo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza más de una tabla, debes realizar los cuatro pasos que verás a continuación:

1. Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una pregunta a tu base de datos ¿cuál sería? La creación de una consulta es más complicado que hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que deseas preguntar para construir una consulta útil.
   
2. Identifica los campos que contienen la información que deseas que aparezca en los resultados de la consulta.
   
3. Localiza los campos de información que deseas incluir en la consulta, es decir, busca qué tabla se encuentra cada uno de esos campos.
   
4. Determina lo criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. ¿Qué campos vas necesitas para buscar la información específica?¿Qué información busca?¿Cómo vas a buscarla?

Crear una consulta de selección 

Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas.

La respuesta a dicha pregunta se presenta en una Hoja de Respuestas dinámica. Su apariencia es similar a la de una tabla, la información se presenta en filas y columnas. Cualquier modificación de los datos que se realice en estas hojas, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.

Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son:

1. En la Cinta de Opciones de Access 2007, en la Ficha Crear, hacemos clic en la orden "Diseño de Consulta" del grupo Otros.

2. Se visualizará la ventana de diseño de la consulta.
3. En el cuadro de diálogo que se muestra en primer plano sobre la ventana de diseño (cuadro de diálogo "Mostrar tabla") establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacer doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

4. Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de momento se va a trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas, tal y como muestra la figura siguiente:

5. Establecer los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la "parrilla" inferior.

6. En la fila Orden establecer el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente y sin orden), recordando que los registros se ordenarán en primer lugar por el campo situado más a la izquierda y posteriormente por los campos "bajados" y situados a la derecha del mismo, de forma correlativa.
7. En la fila Mostrar, establecer la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta (puede ser que se precise un campo, por ejemplo para ordenar por él, pero que no se desee visualizar el mismo, es decir, un campo puede estar involucrado en la consulta pero no se desea mostrar en el resultado). Para visualizar los datos de un campo basta con que esté activada la casilla Mostrar correspondiente al mismo.
8. En la fila Criterios, introducir los criterios que deben cumplir los registros que se quieren seleccionar. 
9. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access 2007 y, a continuación, indicar el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo que se muestra.

10. Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar ) y no se ha guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los cambios en ese momento asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.

11. Seleccionar la opción Ejecutar del Grupo Resultados, dentro de la ficha de diseño de la consulta.

12. Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica.
13. Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta basta con pulsar sobre el botón superior izquierdo que siempre está asociado al concepto de diseño, en la ficha Inicio:
14. 

Pasos para crear una consulta en múltiples tablas

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:

Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí selecciona las tablas que van a hacer parte de la consulta. Luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

Las tablas aparecerán en  forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de objeto, unidos por una línea de combinación. Haz doble clic en la sección media de esta línea para que puedas configurar la dirección en la que va la relación de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa.

Paso 4:

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, selecciona la dirección en la que irá la línea de unión de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opción 2 para que la unión quede de izquierda a derecha, es decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de ubicación, se incluirían en los resultados. Si haces clic en la opción 3 la unión queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opción vamos a trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.

Paso 5:

En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que aparezcan en losresultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 6:

Establece los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerda que los debes escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7:

Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar ubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.

Paso 8:

Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si deseas guardar la consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, ponle un nombre y haz clic en el botón Aceptar.

Pasos para modificar una consulta

Cuando abres una consulta que ya existe en Access, la verás en la vista Hoja de datos, es decir, podrás ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas modificar la consulta, debes abrir la vista Diseño, la misma que usaste al momento de crearla. Hay dos formas de acceder a esta vista. Veamos:

Forma 1: Desde la ficha Inicio

Selecciona la ficha Inicio de la cinta de opciones y haz clic en el comando Ver. Verás que se abrirá una lista desplegable donde tendrás que selecciona la opción Vista Diseño.

Forma 2: Ícono vista Diseño

En la esquina inferior derecha de la ventana de Acces, busca los pequeños íconos de vista. Allí, haz clic en el ícono vista Diseño que es el que se encuentra ubicado más hacia la esquina derecha.

Una vez te encuentres en la vista Diseño, haz los cambios que desees en los criterios de consulta. Luego, selecciona el comando Ejecutar para que puedas ver los resultados actualizados.